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第2章 公文写作 29 (1) 写作函件时，要求内容单一，一事一函； (2) 直奔主题，中心突出； (3) 措辞得体，务必“除烦而去滥，意尽而文止”。 想一想 以某学院院长名义写一份与某企业“院企联姻，优势互补”的函。
【范文9：商洽函】
清溪××学校关于联系毕业实习的商洽函
清××校[2004]11号
××公司：
我校文秘专业学生毕业实习即将开始。经研究，拟分配两名学生到贵公司办公室实习，实习时间为两个月（本年3月10日至5月10日）。如蒙同意，我校将派带队教师前往贵公司具体磋商。特此函达，务请研究见复。
此致
敬礼！
2006年2月14日（公章）
2.5.4 批复
1. 批复的含义及特点
批复是用于答复下级机关请示事项时使用的回复性公文，属于下行文。批复的内容大多是回复、表态，或同意，或部分同意，或不予同意。
批复有三个特点： (1) 行文的被动性
批复是专门为答复下级机关请示的事项而制发的。 (2) 回复的针对性
批复只能是针对下级的请示事项答复问题，不能另找话题或借题发挥。 (3) 行文的约束性
如果下级机关请示的是比较重大的事项，或是一些政策性、全局性的事项，上级机关一般用批复。如果请示的内容带有一定的普遍性，则可用通知等其他形式行文，而答复一般性事项往往用复函答复。因此，批复对请示单位具有行政约束力，违反上级的批复精神行事是不允许的。
2. 批复的结构及写法
批复的结构由标题、主送机关、正文、发文单位及发文时间等组成。 (1) 标题
批复的标题可分为基本式、附加式、省略式三种。基本式由“发文机关+关于+事由+文种”组成，如《国务院关于〈婚姻登记管理条例〉的批复》；附加式由“发文机关+
30 高级办公与文秘教程 关于+事由+行文对象+文种”组成，如《国务院关于同意四川省撤销涪陵地区设立地级涪陵市的批复》，这种写法包括项目较多，已较少使用；省略式由“关于+事由+文种”组成，如《关于同意××大学举办校外舞蹈培训班的批复》。
(2) 正文
批复的正文一般由批复对象、批复事项和批复结语三部分组成。 ? 批复对象 一般在第一句话说出批复根据，并点出批复对象，一般写成某文收
悉。引用公文时应注明发文时间、标题、机关名称和文号，接着说明已经研究同意给予答复，或直接叙述批准事项。如例文中“你省《关于撤销涪陵地区设立涪陵市（地级）的请示》（川府发[1994]1号）及有关补充报告收悉。” ? 批复事项 一般由“现批复如下”这句话引出来。如果是有具体意见的批复，
要先对对方的请示明确表态，不能模棱两可，含糊其辞。批复的文字要力求简洁，篇幅要尽量短小。例文中用三段文字具体表述意见，对撤销地区设立地级市提出具体要求。
? 批复结语 一般在正文末尾写上“此复”或“特此批复”等字样，并划上句号。
起强调收束作用。若正文已写上“批复如下”，则结尾不必再写“特此批复”。
【范文10：批复】
国务院关于同意四川省
撤销涪陵地区设立地级涪陵市的批复
四川省人民政府：
你省《关于撤销涪陵地区设立涪陵市（地级）的请示》（川府发[1994]1号）及有关补充报告收悉。现批复如下：
一、同意撤销涪陵地区、涪陵市，设立地级涪陵市，市人民政府驻新设立的枳城区。 二、涪陵市新设枳城区和李渡区。枳城区辖原县级涪陵市的敦仁、崇义、荔枝、江东4个街道办事处，黄旗、龙桥、白涛、焦石、珍溪等8个镇，山窝、罗云、卷洞等6个乡，区人民政府驻中山东路。李渡区辖原县级涪陵市的李渡、蔺市、马武、等11个镇，明家、增福等6个乡，区人民政府驻李渡镇。
三、涪陵市辖园涪陵地区的垫江县、武隆县、丰都县和新设立的枳城区、李渡区。原涪陵地区的南川市由省直辖。
国 务 院
1995年11月5日
习 题
1. 请示,报告,函,批复各在什么情况下使用?请示与报告有何不同? 2. 报告,函各分为哪些类型?它们各自的特点是什么?
第2章 公文写作 31 3. 想想在什么情况下可以越级请示？
32 高级办公与文秘教程 2.6 会议纪要
2.6.1 会议纪要的含义与特点
会议纪要是根据会议纪录、会议文件和会议其它有关材料整理而成，用来传达会议决定事项和主要精神，既可以上传也可以下达， 要求与会单位共同遵守执行的一种公文。其特点是：
(1) 纪要性
会议纪要传达会议的议定事项，概括与会者的意见，反映会议主要精神。 (2) 纪实性
会议纪要是对会议成果的记载和整理，一般采用客观反映的形式（用第三人称写）。
(3) 指导性
会议纪要一经领导机关批准转发，就成了指导性文件。
提示 会议纪要与会议纪录的区别 会议纪录是用流水账方法实录会议的进程和情况，虽真实、全面、自然，但不成文。而会议纪要则是说明已经被会议讨论通过了的事项。 2.6.2 会议纪要的结构和写法
1. 会议纪要的结构一般分为四部分：标题、导言、主体、结尾
(1) 标题
会谈纪要的标题比较特殊，一是不管什么类型的会议纪要，标题中都没有发文机关，如《四川省为农村培养科技致富带头人试点乡（镇）工作座谈会纪要》；二是可以像一般文章标题一样，分正标题和副标题，如《这些苦恼怎么解决？——武汉市中心百货商店部分团员青年座谈会纪要》，文种“会议纪要”也常简化为“纪要”。
(2) 导言
会议纪要的开头部分，这部分要写出会议召开的根据，会议主要议程，会议的主要成果，会议的主持人，会议召开的时间、地点、参加的人员。要写得十分概括，能有效地导出主体，给读者一个总的印象。
(3) 主体
是会议纪要的主要部分，要围绕中心议题，充分地写出会议的情况和成果。
2. 会议纪要主要由标题、正文两部分组成
标题的形式有两种：“会议名称+纪要”的形式和“事由+纪要”的形式。 正文一般由两个部分组成：第一部分是会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席、缺席人员、记录人员等，有的还写明会议议题；