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第2章 公文写作 9 位于主题词以下的各要素统称版记。
? 附注 就是附带注释，与“附件”不是同一个概念，主要用以标注秘密文件的
发送、阅读、传达范围，以适应工作和保障党和国家机密安全的需要。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行，如 “此件发至县团级”。
? 主题词 主题词是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的专用词语，其作
用是快速、简捷地传达公文主旨，使人们不用翻阅文件，仅从标题和主题词就能了解公文的中心内容。主题词为电脑检索公文提供了方便，促进了办公、办文的现代化。
主题词位于公文末页注释之下，抄送范围之上，通常排一行。用３号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用３号小标宋体字，词目之间空１字。 ? 抄送机关 除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。《办法》规定：“向下
级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关”、“因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关”、“请示”如需要同时送其他机关，“应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关”、“上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关”。抄送机关位于主题词下１行，所占区域用两条平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。左空１字用３号仿宋体字标识 “抄送”，后标全角冒号；然后按机关或组织的性质、级别、有关规定或惯例依次排列抄送机关名称，中间用顿号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。
? 印发机关和印发时间 是对公文印制发出情况的介绍。其作用是为受文者之间
与文件承印承发单位联系，或为迅速复文提供便利。包括文件制发名称、制发日期和印刷份数等。有的打印件还标明打字、校对人员姓氏，以示负责。
印发说明位于抄送机关之下占１行位置；用３号仿宋体字。印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
提示 (1) 上述各个部分与各部分的条目，是一份行政公文最完备的格式，使用时可视具体情况省去一些条目； (2) 有些公文，如党务文书或党内文件，有法定的格式。至于公布性公文，一般都没有眉首、版记部分。 3. 公文用纸、印装格式及排版规格
(1) 公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210ｍｍ×297ｍｍ，天头（上白边）为：37ｍｍ±1ｍｍ；用纸订口（左白边）为：28ｍｍ±1ｍｍ；版心尺寸为156ｍｍ×225ｍｍ（不含页码）。
(2) 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
(3) 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1ｍｍ。
10 高级办公与文秘教程 图文未作特殊说明时均为黑色。
(4) 公文应左侧装订，不掉页。
4. 公文的写作要求
公文的写作同一般文章的写作一样，也要求主题鲜明、结构严谨、层次清楚、文字流畅等。但公文由于其本身性质的特殊性，所以在写作上又有一些特殊的要求，这也正是公文写作的个性。主要表现在以下几个方面：
(1) 写作者的要求
公文从属于政权，为政权服务。所以文书工作人员必须有较高的政治素养、坚实的业务基础，否则无法写好一份公文。具体地说，就是每一份公文的观点、论据、措施、要求，都要有利于政权的巩固与统一，符合国情国策，才能不发生偏差；同时，写作者还必须熟悉部门工作，有较强的综合能力，懂得公文的运作机制和写作格式，使公文符合有关规定、规则，符合格式的要求。
(2) 内容的要求
《办法》规定：“请示的公文，一般应一文一事。”就是说公文的内容有相对的单一性，应当一文一事一议，简单明了，切忌庞杂。只有这样，上级才好批复，才好处理，处理才能及时。
(3) 形式的要求
公文必须摒弃文学作品形式的自由性和可替换性, 公文形式最讲究“对号入座”。比如，关于“请示”的内容，就不能用“通知”这种形式行文；也不能将“计划”改为用“总结”的形式等等。犯文体使用错误，不仅贻误工作，还会贻笑大方。
(4) 格式的要求
公文是一种具有特定题材和格式的文体，表达什么内容用什么文体，有严格的规定；一份公文由哪些部分组成，各部分的顺序、位置和标志，也有统一规定，甚至用纸用字规格都有统一规定。如果是行政公文，必须符合法定的文面格式；如果是一般应用文，也必须符合惯用的格式，不能另搞一套。
(5) 写法的要求
公文的主要任务是办理公务、处理问题、解决问题，也就是说它不必反映社会、揭示人生、表现主题等等。因此，在写作公文时，不需要虚张声势，渲染气氛，夸饰美化，不必以情动人，只需摆事实、讲道理，以理服人。
(6) 行文关系的要求
公文在行文时，要定向表达，直书不曲。如对上级机关行文，用请示或报告，语气要诚恳，要体现出高度的组织观念；对平级和不相隶属机关行文，多是商洽工作，一般用商量的语气；对下级机关行文，决不能颐指气使，盛气凌人，而应当平等待人，使之易于接受。
(7) 语言的要求
中央对公文的语言文字和标点符号的使用有明确的规定：“公文用语以语体文为原则，力求通俗”。“不准滥用简体字，不准自造怪字，不准滥用标点符号”。公文用语，必须准确、鲜明、生动，既庄重、朴实、简明扼要，又要体现文采。很多古代优秀的应
第2章 公文写作 11 用文，字里行间就不乏佳句。比如范仲淹的“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”，魏征的“居安思危”、“载舟覆舟”，诸葛亮的“鞠躬尽瘁，死而后已”等等。至今仍熠熠耀人眼目，充分显示了应用文的文采，很值得现代文员借鉴。
习 题
1. 什么叫公文?它有哪些作用?
2. 我国目前通用的行政公文有多少种?分为哪些类别?;其格式有哪些组成要素? 3. 公文有哪些重要的行文规则?
12 高级办公与文秘教程 2.2 命令 决定
,2.2.1 命令
1. 命令的含义与特点
命令，也称令，是领导、指挥机关向下级机关发布重要行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员的行政公文。命令的主要特点有： (1) 法定的权威性
《中华人民共和国宪法》明确规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府，才可以发布命令。《国家行政机关公文处理办法》中对命令（令）的适应范围也作出了明确的规定，即“适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员。”从上述两个方面可以看出命令（令）具有行政公文的法定的权威性。
(2) 执行的强制性
命令（令）一经发布，下级机关和工作人员都必须无条件地严格遵守和执行，不论你同意与否，也不论执行时有无困难，只要违反或延误，就必然要受到纪律的处理甚至法律的制裁。
2. 适用范围
命令用于公布法律、发布重要行政法规。如1989年1月13日发布的《中华人民共和国国务院令》（第25号）。
命令用于采取重大行政措施。如1989年5月20日公布的《中华人民共和国国务院关于在北京市部分地区实行戒严的命令》。
命令用于任免国家高级领导干部。如1986年4月12日发布的《中华人民共和国主席令》（第40号）。
命令用于嘉奖有关单位及人员。如广东省人民政府在1988年11月12日发布的《广东省人民政府关于授予66名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。
3. 写法
命令（令）一般由标题、发文字号、正文及落款四个部分组成。 (1) 标题
命令（令）的标题有三种规范的格式：
? 基本式 发文机关+关于+事由+文种，如《中华人民共和国国务院关于在北京
市部分地区实行戒严的命令》、《中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令》等；
? 省略式 发文机关+文种，如《国务院令》、《北京市人民政府令》等； ? 特别式 发文机关+国家最高领导人职务+ 文种，如《中华人民共和国主席令》。 (2) 发文字号