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QP05.01—2007 内、外部沟通和信息交流控制程序 第A版（2007年）第0次修改
内、外部沟通和信息交流控制程序
1 目的和范围 1.1 目的
为增进理解，建立内外部沟通和信息交流网络，及时传递、处理有关环境、职业健康安全和质量管理方面的信息。加强公司员工和相关方的信息沟通和协商，以提高员工参与实现管理目标的能动性和工作效率，促进相关方的参与和满意，进而提高管理体系的有效性，特制定本程序。 1.2 范围
1.2.1 公司内部的沟通与协商，信息交流：包括管理者、员工、职能部门之间的信息交流。
1.2.2 公司与相关方的沟通：包括与供方、顾客、上级单位、行业管理部门等的沟通和信息交流。 2 相关文件
下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 《纠正和预防措施控制程序》 MP08.06—2007 3 工作流程： 注：△为主要监视测量点
相关方关注的信息 与员工的协商沟通 改进 措 施 与社区的沟通 与顾客的沟通 与供方的沟通 与其他相关方的沟通 传 递 信息处理 管理评审 信 息 收 集 汇总分析 4 资源需求
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通讯工具、办公用品、基础设施等。 5 职责
5.1 公司总经理负责信息交流和内、外部沟通的协调工作。
5.2总经理办公室确保在公司内部和外部建立适当的信息交流和沟通过程，并确保对管理体系的有效性进行沟通。
5.3工程管理一部负责质量、环境、职业健康安全管理方面的内外部信息交流与沟通管理。
5.4 工程管理二部负责建立与供方的沟通渠道。 5.5 市场经营部负责建立与顾客的沟通渠道。
5.6 工会、总经理办公室负责建立与员工的沟通渠道。
5.7 公司各职能部门、分公司、项目部负责信息的收集、传递、执行、反馈。 5.8分公司、项目部负责与业主、监理和社区建立有效的联系方式，收集来自社区居民的相关要求信息。
5.9 紧急状态下的信息沟通由收到或产生单位直接传递公司主管领导或政府部门。 5.10 重大信息在处置前应先向各分管领导征求拟办意见。 6 工作程序
6.1 信息交流和沟通的内容
信息交流分为外部信息交流和内部信息沟通。 6.1.1 外部信息交流的主要内容有： a) 市场经营相关方信息以及产品信息；
b) 顾客要求、投诉、相关方关注的信息、事故报告等； c) 方针、目标通告相关方；
d) 法律、法规、标准，有关规定及其更改信息的获取； e) 管理体系监视与测量、认证与监督检查的信息； f) 来自上级主管部门、行业的信息；
g) 其它外部信息。
6.1.2 内部信息沟通主要内容有：
a) 方针、目标、指标、管理方案的传达；
b) 重要环境因素信息和重大危险源及风险评价与控制信息 c) 重大质量事故信息和安全信息； d)职责和权限的信息
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e) 培训教育信息
f) 检查维护与校准信息 g) 有关供方信息 h) 监视与测量信息
i) 投诉、不符合、事故、事件及纠正和预防措施信息 j) 应急准备与响应信息
k) 市场经营信息以及产品信息
l) 监督检查，内、外审，管理评审，不合格及纠正信息
m) 文件更改和相关的法律、法规、标准及其它要求，合同的传达 n) 管理者、员工、职能部门的有关信息等。 6.2 信息交流和沟通的途径
信息交流与沟通的途径可以是口头的、书面的或其它一切可以利用交流方式（如各种会议、调查表、建议书、声像和电子媒体、布告栏等）。凡涉及生产、经营、质量、环境、安全事故等重大信息应填报《工作联系单》交分管领导报批。 6.2.1 职能部门进行内、外部沟通和信息交流的内容必须准确可靠，所有涉及管理体系改进和相关方关注的信息，必须形成《工作联系单》交分管领导报批。外部信息由各职能部门分别从上级主管部门、国家标准局以及报刊、书籍、电子网络等渠道获取并跟踪动态，将信息通报给各相关部门。
6.2.2 公司的管理方针、目标以文件、会议、标语、员工手册等形式向全体员工传达，并要求全体员工理解并执行。 6.3 信息的传递与处理
6.3.1 公司各职能部门收到上级主管部门来文，呈报主管领导审阅，由总经理办公室按批示单传递至各有关部门办理。
6.3.2 各职能部门收到有关质量、环境、职业健康安全的法律、法规和标准及其相应变更信息时由接收部门及时传递到工程管理一部处理。
6.3.3 文件和法律法规及其它相关要求的传递与管理按《文件和法律法规与其它要求的控制程序》进行控制。
6.3.4 涉及管理体系改进和相关方关注的信息，由其接收部门（单位），根据职责权限及时传递到相关主管部门及人员处理，记录其结果，每季度汇总至工程管理一部作为管理评审的输入。
6.3.5 顾客和相关方的投诉和意见，主管部门应会同相关部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，形成处理决定，在规定的时间内答复。 6.3.6 发生事故，按《事故、事件调查处理控制程序》进行控制。 6.3.7 紧急状态下的信息按《应急准备和响应控制程序》处理。
6.3.8 各相关部门信息办理完毕后，由承办者向信息接收者反馈，经验证合格后由
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接收者按时按实向信息来源反馈（必要的话）。
6.3.9管理者代表每月利用公司高层领导和各职能部门负责人参加的例会，加强内部沟通。 6.4 员工代表
6.4.1 应通过选举或其他方式分别提出公司、分公司和项目部的员工代表。 6.4.2 应通过文件或公示形式，让公司员工和相关方均能知道谁是员工代表。 6.4.3 员工代表应根据下列职责参与相关活动。 6.4.4 员工代表职责：
a) 参与风险管理方针和程序的制定和评审；
b) 参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化； c) 参与职业健康安全事务。 7 过程的监视和测量
总经理办公室和工程管理一部每年一次检查各职能部门对内、外部沟通和信息交流的渠道建设情况，评价过程是否满足要求。 8 可能形成的记录 工作联系单
MR05.01—2007
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