发布时间 : 星期六 文章政务服务中心档案管理工作制度汇编更新完毕开始阅读a15d6f2782c4bb4cf7ec4afe04a1b0717ed5b359
（2）文件的正本与底稿、正件与附件、批复与请示、批转件与原件，应放在一起组卷。
（3）同级别和平行机关的文件，除了与本单位文件有密切联系而保管价值相同的可以合并组卷外，其他应分别立卷。
（4）文件与声、像材料（照片、音带、像带等），除了有特殊要求的案件、工伤或设备事故等情况，需文、照合并立卷外，其他均应分门别类进行系统整理和存放。互有联系的文件与声像材料，均应在卷内目录或规定位置注明互见号，以保持其联系和方便查找利用。
（5）本单位的请示文件，如有口头答复，应由承办人将口头答复内容及答复机关、人员、日期等在请示件适当位置上注明并签字后归档。没有文字批复或口头答复的重要请示件，应视其重要程度区分保存价值，归入行文年度的案卷中。
5.保管期限划分准确。文书档案按永久、定期两种保管期限，定期为30年。
6.卷内文件排列有序。卷内文件排列要有条理、系统，保持文件的历史联系，一般可按时间顺序和重要程度排列。
（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者，几个问题的案卷，先排问题，问题内再排时间；一个问题，不同作者的案卷，先排作者，同一作者内再排时间或者按文件内容的联系顺序排列。几个问题，不同作者的案卷，应先排问题，再排作者，作者下排时间。
（2）会议文件一般按议程排列，有重要决议、决定的，应把决议、决定放在议程之后，其他会议材料之前。
（3）专案文件按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待检查材料的顺序排列。
（4）一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，原件在后；重要文件或出版物，最后定稿在前，其他稿依时间倒序排列。
7.卷内编目规范清楚。
（1）编写页号。卷内文件用阿拉伯数字在文件右上角编写顺序页号。双面印刷及筒子页，视为两页，翻面的页号编在左上角。空白页、卷内目录及备考表不编页号。每个案卷的起始页号都为1，一个案卷内的页号不能重复、不能空号、不能漏页。页号一律使用自动号码机加墨色或蓝色印油打印。
（2）卷内目录置于卷首。填写卷内目录按卷内文件排列顺序逐件填写，项目要填写齐全。要求用电脑打印。案卷题名和卷内文件目录均要求录入档案管理软件系统。录入后，自动生成卷内文件目录，经适当调整后即可打印输出。
卷内目录上的顺序为该卷内每份文件的顺序号或者称件号。“责任者”一般应填写文件制作单位的通用简称。通常情况下是文件上落款公章的名称或简称。下列情况可区别对待：单位领导讲话材料，作者填写领导人的职务和姓名；会议记录材料填写记录的责任部门和记录人姓名；本单位各内部机构形成的工作计
划、工作总结等文件材料，作者填写制文机构的名称；奖惩审批表的作者，填写审批单位，标题栏中要反映出申报单位；多个单位的联合发文，作者栏填主办单位并加“等”字样。
“文号”填写每份文件的发文字号。填写时应将文件的字、年、号填写齐全，多个发文字号的填主办单位的文件字号。
“日期”填写每份文件的落款年、月、日。
“题名”填写每份文件的标题全称，标题过长填写不下的，要适当予以概括。重要的纪要、领导讲话等，均应在标题栏内写明内容。对标题不明或无标题的文件材料，应根据其内容自拟标题，并加方括弧为标记，填入标题栏。
“页号”是每份文件在卷内的起止页号，填写时，只注起号即可，最末一份文件注明起止号。
有紧密联系的问文和复文登记卷内目录时，一律按两件登记。
（3）卷内备考表附于卷尾。卷内备考表，项目要填写齐全。案卷整理立卷时发现的问题，应在备考表中填写清楚，并注明立卷人和立卷日期，检查人由局档案员填写。案卷进入档案管理中心后的变化情况，应由档案管理人员随时填写。
8.案卷装订要整齐、结实。
（1）归档文件材料应符合下列要求：
用圆珠笔、铅笔、色笔书写的或用复写纸复写、打印的文件材料原则不能归档。对已形成的不合质量要求的字迹材料应采取
补救措施：进行复制，与原件一并装订立卷，原件在前，复制件在后。
立卷归档的收文和发文，承办中的文件处理纸（指有领导批示处理意见或办理结果的，与文件一起存档，只有阅后签名的不予存档）和发文稿纸均应保留，便于日后查用。
对文件材料左侧装订线外有字迹，或左侧没留装订边的文件材料均应加边拖裱，对小于A4规格的文件材料，一般应裱糊符合要求后才能装订。
立卷归档的文件材料要去掉金属物，有破损的应加以修复。 （2）案卷装订采用左侧三孔一线装订法。孔距在案卷封面有标注，用白线绳装订，结扣一般在背面。卷内文件材料一般以右、下角取齐（如卷内材料多数纸张小于A4规格的，要以左、下角取齐）。装订好的案卷要结实、整齐、美观，不掉页、不压字迹、不损坏文件。
9.封面编目要整洁美观。封面填写的内容一般用电脑打印。 （1）封面第一横线上为立档单位名称栏，即全宗名称。 （2）封面第二横线上为文书档案分类名称栏，填写本科室档案所对应的类别。
（3）封面第二横线下为案卷标题栏。案卷标题应确切的揭示卷内文件的作者、问题和文件材料的名称三个主要成分，做到文字通顺、简明、确切。案卷标题一般以不超过50个字为宜。