发布时间 : 星期一 文章食品公司物流业务标准流程更新完毕开始阅读9fcf27c6750bf78a6529647d27284b73f3423679
物流业务标准流程
文件编号 0605-03-01 版 本 A/0 页 次 5/1 文件类型 三级文件 XX食品有限公司1.目的 规范订单处理程序，保证订单能及时、准确的发出。 2.范围 适用与各营运部各营运科、组。 3.接收订单 3.1接收客户传真订单 文 件 名 称 营运科（组）订发货流程 3.1.1电话铃声响起3声内必须拿起话筒接听，报“您好，华龙日清××部门”，客户要求订货直接按“启动”键，接收客户传真订单。 3.1.2讲话要用普通话，同时要语气和蔼、诚恳，吐字要清晰。 3.1.3客户订货使用的订单格式必须是集团规定《华龙日清标准格式订单》。 3.1.4接收客户订单后要对订单内容的填写情况及传真效果进行检查，如出现填写不清或传真模糊的应通知客户重新填写并传真。 3.2接收客户原始订单 3.2.1客户直接或委托司机将原始订单交相应最佳提货地营运科。受委托的司机必须要有客户的原始委托代转订单证明，否则营运科将按无效订单处理。 3.2.2同1.1.3 3.2.3对订单内容的填写情况进行检查，如出现填写不清应通知客户重新填写并传报。 4.货款处理 4.1货款上财务账 4.1.1同经销商确认打款方式及金额进行取款 4.1.1.1确认经销商已将货款通过卡汇方式打至订单所在地后，认真填写《经销商回款记录表》，并转交至货款卡管理处，由专人将经销商货款以POS形式取出，并打印《POS单》，营运组人员签字领取。 4.1.1.2确认经销商已将货款通过银行电汇方式打至订单所在地后，致电详细询问其打款时间及金额，由公司财务及时从银行取回汇款单入账后，出据汇款证明条，由营运组人员领取汇款证明条，准备上账。 4.2.1货款入账 4.2.1.1按照《POS单》或《汇款证明条》所示区域、客户姓名、汇款金额认真填写《货款结算凭证》，填写完毕后连同《POS单》或《汇款证明条》交于财务出纳进行入账。 1
4.2.1.2入账完毕后将《货款结算凭证》第三联取回，妥善保存以备日后查阅。4.2发货工厂的货款转结。 4.2.1转出：认经销商货款未打至订单所在地后，接到订单后通知货款所在营运组在第一时间内将其货款取出并上账。上账后填写《转款明细单》，由营运科长及财务主管签字后发传真于订单所在地营运组。 4.2.2转入：订单所在营运组人员接到传真后，将传真件复印后，一份留存，其余交至出纳财务对号入账。 《转款明细单》原件应妥善保存，以备查阅。 5.订单编号 5.1查看客户应收账款明细，落实客户账上余额，根据订单上的汇款信息查询客户汇款，保证客户货款在第一时间内上账。货款能够满足订单的订货金额的为有效订单。 5.2对有效订单进行编号，编号方式为：××（部门前二个字的第一个字母大写）－××（月）－××（日）－×× ××（当月第几张单）。 6.修订订单 6.1取出客户文本台账，查看客户是否为分品项销售客户，订单中的品项是否超出规定销售品项，超出规定销售品项的订单一律视为无效订单，予以作废处理。 6.2查看客户文本台账中的《促销明细表》，结合促销产品及广促品的库存按配发标准将广促品直接添加在订单上，并将修改后的订单内容通知客户。促销产品的配发标准：每个单品的配发量每次不低于500件，500件以上可根据客户的发货规律频次分批配完。 6.3查看客户文本台账中是否有不合格订单，不合格订单中的缺品项本次订单中客户是否已经主动补发，如未补发则通知客户是否补发，如客户同意则为客户添加在订单上，并做好沟通记录。 6.4将订单信息填写到《流水账》中，填写内容包括订单编号、订货件数等。 7. 确定发运地 7.1营运科根据订单所订品项及订货量，再结合分厂产能，按照违流管控方案确定订单是否留当地发运。 7.2当地分厂能够满足的订单直接留当地发运，营运科按集团标准订单格式将订单制成《订货记录表》（东北分厂制作电子订单再打印《订货记录表》，总部及南方分厂录入系统再打印《订货记录表》）。 7.3当地分厂不能满足的订单的需转至其它发货分厂进行违流发运。 7.3.1与客户沟通，告之需要转单发运的原因，并制定《违流发运记录表》。 7.3.2将汇总好的《违流发运记录表》转由本厂计划员核实转发原因并签字确认。 7.3.3经由本厂总经理最终确认转发订单，并签字确认，对总经理不能签字的，由其委托代理人盖章确认。 7.3.4将转发订单以电子版格式通过腾讯通或邮件形式及《违流发运记录表》以传真形式发
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至总部调度科，并确认是否收到。 7.3.5调度科根据所转订单的需求品项及其他分厂的生产品项，确认此订单的次佳发运地。 7.3.6调度科将确认后的订单转至其他发运地或总部承运组发运，并建立《订单转发记录表》。 7.3.7订单转出营运组接到转发订单的最终发运地信息后，须将客户货款及时转到此发运地，以便组织发货。 7.3.8调度科每日应将转发订单的发运信息汇总为《订单追踪台帐》，于每日早八点向各营运科（组）反馈。 8.组织运力 8.1运输承包区域 8.1.1营运科填写《车辆需求单》，注明承运量、需求车型、车辆到位时间及填表时间，转物流承包商签收后调度车辆。 8.1.2物流商将《车辆响应单》交营运组，营运组将承运车辆到位时间登记在《发货台账》上。 8.2非承包区域的车辆由营运组负责组织安排。 8.3客户自提区域的承运车辆由客户自行安排。 9.车辆安检 9.1除承包车辆、联保车及有客户担保书原件的客户自提车外，其他车辆都为配货车辆，需由平安保险公司确认承运资格。 9.2符合平安保险公司要求的配货车辆，向保险公司交纳相应保险金后，承运司机将保险金收据出示给承运科开票员，开票员确认车辆的承运资格，在《发货台账》上登记车到时间。 10.货物调度 10.1确定承运车号，总部及南方六分厂将已确认承运资格的承运车辆录入系统并进行保存，同时要将承运车号填写在《订货记录表》上；东北四分厂直接承运车号填写在《提货通知单》及《订货记录表》上即可。 10.2根据库存和订单先后顺序确定提货的仓库及装车序号。总部由调度科货物调度员来完成，从系统中直接打印《发货通知单》交各科组发运员；南方六分厂由发运员在系统中编辑提货的仓库及装车序号后直接打印《发货通知单》；东北四分厂直接由发运员在《提货通知单》上手工填写提货仓库和装车序号。 11.引车入厂 11.1 发运员将《发货通知单》、《订货记录表》、销售专用印章交给承运司机，如需开增值税票的应在《订货记录表》的左上角标注“增值税票”字样。 11.2在《发货台帐》对承运车辆的发货区域、车号、手机、所装产品及保险办理情况、开单时间、销售专用印章进行登记。 3
11.3无销售印章或不足，可改用离此区域较远的销售专用印章。总部由发运员填写销售印章代替证明，经营运部经理签字或盖章确认，在《发货台帐》上登记后方可使用；外埠营运科可直接在《发货台帐》上登记即可。 11.4总部由于承运车未能及时到位或车号录入错误，需更改车号时，由调度科科长确认并在车号位置加盖“调度中心专用章”，方可到调度开票处更改车号。 11.5所有的手续办理完毕后，由开票员指导车辆如何进厂，如何装车，作好进厂装货的指导工作。 11.6告诉承运司机货物装车顺序，按先后顺序依次为：补发产品、促销产品、促销品―高档产品―中低档产品。 12.货物变更 12.1 装车过程中出现无货、缺货时，成品库管出据无货证明，由承运司机转交营运科发运员，发运员核实后，与客户沟通进行货物调整，并将沟通记录（沟通时间、沟通人、接话人、沟通内容及沟通结果）填写在客户原始订单上。 12.2将客户调整后的货物明细成生新的《发货通知单》交由司机重新装车。如客户不同意调整，可在当日晚22时前对未装品种进行登记备案，次日再装。 13.财务结算 13.1承运司机按《发货通知单》装车完毕后，将出库单、《订货记录表》、销售专用印章全部交营运科发运员，发运员逐一回收、核对，并在《发货台账》上作必要标记。 13.2发运员核对《出库单》上的产品规格口味及数量与《订货记录表》及《发货通知单》上是否一致，如出库单与《订货记录表》的出库数量不一致，要立即通知库管进行核对；如出库数量小于《发货通知单》上数量，须进行销货处理。 13.3办票员将出库单及装车卡交财务处办理结算手续，结算完毕索回《订货记录表》并领取结算发票及出厂通行卡（出门证），领取出厂通行卡要求一车一卡，如一车多户的应通知财务只发放一张通行卡。 13.4根据客户要求，凭结算单据中客户签章返回联按每200箱产品赠1个纸箱的标准，通知财务为客户开据纸箱。将纸箱票据交司机，一联交保管留存，另一联作为出门的凭据。 14.签订协议 14.1发运员在《货物运输协议》上要认真填写分公司、司机姓名、车号、货物价值、出库单张数、单据号、收货地址、运费、收货人、收货人电话及运价单上的运价、品种规格、数量、体积、运费金额、运费合计、随车物品等十六项内容，双方认可后，发运员在甲方代表处签字、盖章，并要求承运司机在乙方签字处签字、按指印，填写协议签订日期后，货运协议正式签订完毕。 4