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Business Letters
General Introduction What Are Business Letters?
商务书信是公司或企业间保持商务联系的重要手段。公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价、报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理等。与口头商务联系相比，商务书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，能提供重要的法律证据。近些年随着网络技术的迅速发展，电子商务逐渐流行，商务书信也大多不再通过传统的邮寄、电传方式收发，取而代之的是快捷又便利的e-mail的盛行。而信函语言尽管仍遵循一定的原则，也因信函传递方式的变革而呈现出随意和口语化的倾向。
How Are Business Letters Laid Out?
I. The Essential Parts
尽管不同的商务书信目的不同，但一般都包括以下几个必要部分： 1.The Heading or Letter-head信头
信头部分通常包含这些项目： 发信人的公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。大部分公司的信笺都印有信头，以方便收信人辨别。
2.The Date日期
日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005。日以基数词或序数词表示均可。但有时也将月臵于日前，如April 13, 2005。要注意的是，月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在标示日期时的习惯不同。 日期的位臵一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。
3.The Inside Name and Address 信内地址 信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写： 1）收信人姓名、职务 2）收信人公司名称
3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 4）所在城市/城镇、州名称及邮编 5）国家名称
如：Personal Manager
Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street, Room 456 Chicago, IL60606 U.S. A.
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4. The Salutation称呼敬语
称呼敬语位于封内地址下两行。如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。
5. The Body 正文
正文是信函的主体部分。其书写通常遵循7C原则，也即准确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、具体（Concreteness）、体谅（Consideration）、礼貌( Courtesy ) 和完整( Completeness )。根据信函的具体目的，正文部分可长可短。但是，无论长短，一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。
6. The Complimentary Close结束敬语
结束敬语往往和称呼语相呼应。如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam\结束敬语就用Yours faithfully；称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就用Yours sincerely, Yours truly,或 Yours cordially。
7. The Signature署名
署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。
II. The Optional Parts
上述7项构成商务书信的必要部分，除此以外，特定的商务书信还可以包括其他的一些选择部分。
1． The attention line 致收信人
当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。
2． The subject line 主题
主题一项用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。
3． The identifying initials 经办人代号
经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。口述者或撰写者姓名首字母在先，和秘书或打字员姓名首字母以冒号或斜线隔开。可全部大写或小写，或仅前者首字母大写。如 JB/GS, JB:GS或JB/gs, JB:gs。
4． The enclosure 附件
当信函中包含附件（如支票、帐单等）时，应在信函左下角署名下两行处印上Enclosure 或Encl.字样。如有必要，还应注明具体的附件内容和份数。 如 Encl. Commercial Invoice (3 copies) Insurance Policy
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5． The copy notation 抄送
有时商务书信除了递送给对方，也同时抄送给第三方。通常的做法是，在署名或附件下两行紧左页边印上cc或CC 及要抄送的第三方名称。如CC: Mr. George Blair, Sales Manager。但要注意的是，在美国等一些国家的商业界，现在基本上是用影印件来抄送，所以也用Xerox代替CC。
III. Two Styles of Layout
商务书信的两种格式---混合式 （The indented style）和平头式（The block style） 1． The indented style Sample 1 The Nile Trading Co. Ltd. 161 Pyramid Street, Alexandria, Egypt Tel: (20-3)4900000 Fax: (20-3)4900001 11th May, 2001 The Export Manager China Motorbike Co. Ltd 34 Fazhan Street Jinan, Shandong P. R. C. Dear Sir or Madam, We are interested in importing mopeds and would be grateful if you would send us a copy of your latest catalogue, your price list and export terms. Could you also let us know the name of your import agent in Egypt? We look forward to hearing from you. Yours fainthfully,
Abdul Aziz Marketing Manager
按混合式撰写的信函中，每段第一行缩进一定距离（通常是4－6个空格），封内地址各行
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紧左页边书写，日期、结束敬语及署名臵于右下角处。这是一种较为传统的书写格式。
2． The block style Sample 2 H. Woods & Co. Ltd. Nesson House, Newell Street Birmingham B15 3EL Tel: (44-121) 4560000 Fax: (44-121)4560001 1 March, 2001 The Manager Shanghai Textile Trading Co. Ltd. 72 Zhongshan Rd. Shanghai 200001 China Dear Sir or Madam, We are interested in tweed lengths suitable for skirt-making and would like to have details of your prices and terms. It would be helpful if you could supply samples. Yours faithfully, Larry Crane China Trade Manager 注：以上两例摘自王兴孙等《新编进出口英语函电》
按平头式撰写的信函中，所有各行包括日期、封内地址、结束敬语、署名等均紧左页边书写，无首行缩进。现在的商务书信大部分都按平头格式打印。
Rules for Writing Business Letters
Business letters play an important role in the development of friendly trade
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