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三 办 事
【职业情景】
案例一 煮熟的鸭子为什么飞了
皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一块游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。
在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签订了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细的情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。
过了几天 ，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同是，过了约定的时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说：代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司百分之十。
皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的是“罗浪斯公司是重样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ 思考题：
1、罗浪斯公司是怎样获得德国代表的购货合同的？
2、秘书与亲朋好友谈话或聊天时，是否可以不分场合，对象畅所欲言？
案例二 姜秘书错在哪里
【职业情景】
某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把 杯子放在史密斯的面前。
罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢！”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗??”
罗经理专题话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就和同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下，最后，罗经理说：“我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？”
史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走》
望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一大把生意，都让你给搅了！”
姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？” 思考题：
1.合同没有谈成，真是姜秘书的错吗？她错在哪里？ 2.作为秘书兼翻译，姜秘书的角色意识应该是怎样的？
案例三 秘书主动性的体现
【职业情景】
秘书工作历来是“被动的”，所谓“领导叫干啥就干啥，不叫干啥就别干啥”。
很多老秘书的经验教训就是“谨慎小心，别捅娄子”，“不求有功，但求无过”。辛辛苦苦几十年，混个不大不小的前程。但是，几乎所有发达国家的领导人、成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力。1997年1月28日《新民晚报》载：松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做，有能将事情做成功的人；其次是积极去做，但失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人。这位总经理感叹，在中国有时往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示。为适应竞争，公司总是把创造性的强弱列为员工、特别是管理人员的重要素质之一。 思考题：
1、为什么我国传统对秘书的要求是“领导叫干啥就干啥”、“领导不叫干啥就不干啥”？其深层次的原因是什么？
2、西方发达国家对秘书的主动性、参谋性要求是重要体现的？
3、我国秘书工作怎样在市场经济的浪潮中体现出主动性？各个层次的秘书的主动性要点区别在哪里？
案例四 电话“挡驾”的艺术
【职业情景】
爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要是。于是她说：“很抱歉，经理不在 。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。”可对方非要找经理不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告给经理，目前他非常繁忙，尚未考虑与你联系。”随即主动挂断了电话。
现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？ 思考题：
1、假如你是丁秘书，你怎样做？ 2、秘书接听电话时，首先应做些什么？ 3、秘书怎样审查来电？
4、秘书在电话中应怎样既作到为领导“挡驾”，又不得在言语行动上失礼，冒犯对方？
案例五 秘书怎样接听业务电话
【职业情景】
中外合资的荣成贸易有限公司杨珊瑚小姐是位刚毕业的涉外秘书专业的本科生，因总经理秘书吴小姐即将升任公共关系部经理，总经理安排杨小姐跟随吴小姐学习，有意让其接任吴小姐的职务。但近一段时间，总经理正好有事出差。由于有吴小姐的努力，公司的一切倒也井井有条。这一天，吴小姐代表公司外出协商一件事，杨珊瑚坐镇办公室。“滴铃铃，滴铃铃”，电话响了，下面是杨小姐与对方的一段谈话：
来电者：是荣成贸易有限公司吗？ 杨小姐：是。
来电者：你们老板在吗？
杨小姐：不在，我是他的秘书，有什么事请跟我讲。 来电者：你们的乳胶手套多少钱一打？ 杨小姐：1.8美元。 来电者：1.6美元卖不卖？ 杨小姐：不行的，对不起。 杨小姐说完，“啪”挂上了电话。 思考题：
1、仔细分析以上对话，你发现了什么问题？