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材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。
【分析】所谓会议，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。通过会议解决问题、做好工作、发扬民主，联系群众。举行会议可以做到上传下达、部署任务、协调咨询、宣传鼓动、调解矛盾。组织、召集会议是秘书人员常务工作之一。
会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项：（1）拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。（2）拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。（3）起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。
要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外，
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应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。
在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。
精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。
一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容：1.规范着装。参加会议应当着正装，以示庄重和严肃。2.严守时间。对于会议主办方来说，应严守会议时间，不要随意推后，也不要超时；对与会人员来说，准时参加会议，表现出守时的文明素养。3.维护秩序。会场要井然有序，不随意走来走去，干扰会场气氛。4.专心听讲。手机一般应该关机或调到振动，更不应该在会场中大声打电话。
总之，会务礼仪最基本的要求就是“三周”：周全的考虑、周密的安排、周到的服务。
案例一“一个多变的通知”，就是会前缺乏周全的考虑造成的。会议内容没有确定好，因此也就无法确立参加会议的人员，在电话已经通知了的情况下，一再变更通知，造成了朝令夕改的结果。作为一级政府来说，是极其不严肃的。
案例二“请柬发出之后”之所以造成失误，就在于秘书工作不细致，没能事先有周密的安排。会议室没有确定下来就发了会议通知，等发了会议通知后才知道会议室另有安排，临时改变会议地点，这时另行通知已经来不及了，造成了几个老领导拂袖而去。
案例三“发放资料”中的秘书缺乏的就是周到服务的精神。秘书有两点做的不周到：其一，以为会议资料只要准备齐全了，就万事大吉了。没想到要弄一个目录，让大家便于查找，不至于在会议中手忙脚乱，找不到该找的东西。其二，以为有三位董事不出席会议，因此没有准备足够的资料，没有想到声称不出席会
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的两位董事又来了，以至于资料不够发，造成了工作中极大地被动。
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