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质量管理体系文件
章节号 4.2 文件控制程序 1 目的
修订次数 页 次 对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3 职责
3.1总经理负责批准发布质量手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册和批准二级文件。 3.3各部门负责本部门文件的编制、使用和保管。 3.4后勤部负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 程序
4.1文件分类及保管。
4.1.1质量手册（包含了所有过程的程序文件），由后勤部备案保存和发放、回收。 4.1.2本公司第二级质量管理体系文件分为两类：
4.2 0 1/3 a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理制度等，岗位责任制和
任职要求等；国家标准、企业标准及作业指导书、检验规范等；部门记录文件等。由各相关部门自行保存。原件由后勤部备案存档。
b)其他质量文件：可以是针对特定的产品、项目或合同编制的质量计划、规范等，文件的组成应适
合于其特有的活动方式。由相应的部门保存使用。
4.1.3本公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系
有关的政策，法规文件等，由后勤部保存并负责发放和回收。 4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a)质量手册：本公司名称代号—SC—年号，手册中各章以章节号区分，版次以01、02?区分
b)记录：JL—质量手册中的文件章节号—顺序号。 c)各部门其他质量文件：部门代号—文件顺序号—年号 d)外来文件编号：WL—顺序号
4.2.2 各部门代号规定如下：技质部：ZJ，供销部：GX，生产部：ZZ，后勤部：BG 4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发放前应等到批准，以确保文件是适宜的：
a)质量手册由后勤部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由后勤部负责登记、发放和回收；
b)各部门工作手册由各部门主管组织编写、汇总，由管理者代表审核批准，后勤部负责登记、发放和回收；
c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件得适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》或填写《文件发放登记表》。
质量管理体系文件
章节号 4.2 4.4 文件的受控状况
文件控制程序 修订次数 页 次 4.2 0 2/3 文件分为“受控”和“非受控”， 质量手册、程序文件及二级文件和外来文件均应受控所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。未经管理者代表批准不允许借阅、复制，借阅、复制填写《文件借阅、复制记录》
4.5 文件的更改
a)质量手册由后勤部组织更改，填写《文件更改申请》，更改后的文件再经管理者代表审核，上报总经理批准后由后勤部发放。后勤部在《质量手册修改页》作记录；修改内容打印替换原文件，修改后的文件注明修改次数；
b)其他文件的更改由各相应的主管部门填写《文件更改申请单》，更改后的文件再经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行发放。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的相关的背景资料；
c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6 文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； b)各部门文件由本部门保管。后勤部每季度对各部门文件保管情况进行检查；
c)对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的《文件清单》。每三个月应将清单报后勤部备案，如内容没有变化，应通知后勤部；
d)任何人不得在受控文件上乱图画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2 文件的作废和销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
b )因为某钟原因需保留的任何以作废的文件，都应进行适当的标识；
c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由后勤部授权相关部门销毁。
4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人员登记编号。
5 相关文件
5.1《记录控制程序》 （编号：ZG001） 6 记录
6.1《文件发放、回收记录》 （编号：ZG002）
质量管理体系文件
章节号 4.2 文件控制程序 修订次数 页 次 6.2《文件借阅、复制记录》 （编号：ZG003） 6.3《文件清单》 （编号：ZG004） 6.4《文件更改申请》 （编号：ZG005） 6.5《文件销毁申请》 （编号：ZG006） 6.6《外来文件清单》 （编号：ZG007）
4.2 0 3/3 质量管理体系文件
章节号 4.3 记录控制程序 1 目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制 2 范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3 职责
3.1 后勤部负责监督、管理各部门的记录。 3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。 3.3 各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。 4 程序
4.1 各部门负责收集、整理、保存本部门的记录。
4.2 记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》执行。 4.3 记录的填写
修订次数 页 次 4.3 0 1/2 4.3.1 记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 记录的保存、保护
4.4.1 各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清晰。各部门按《记录清单》规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交后勤部保存。
4.4.2 后勤部编制记录清单，将本公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3 后勤部每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。 4.5 记录的发放、借阅和复制
a)各部门填写《文件发放、回收记录》，向后勤部领用所需的记录空白表；
b)各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人员登记备案。
4.6 记录的销毁处理
记录如果超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管填写文件销毁申请交后勤部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交后勤部备案。 4.7.2 各相关部门根据工作需要提出记录格式设计更改，执行文件控制程序有关文件更改的规定。 5 相关文件
5.1《文件控制程序》 （编号：ZG008）