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江苏中骐汽车科技发展有限公司文件编号：ZQ-CG01—2015-002
采购申请流程规范
一、目的
为加强公司各类物料的采购管理，便于成本核算与控制，完善各部门申请采购物资的交接手续，提高工作效率，实现物料采购的规范化制度化特制定本制度。 二、适用范围
本规定适用于我司需要使用《采购申请单》的所有相关部门采购需求申请。
三、定义
《采购申请单》：是由需要提出采购申请的部门（以下简称“申请部门”）或是人员（以下简称“申请人”）根据所有申请购买的物料的基本信息填写的单据。其内容有品名、规格/型号、材质、数量、需求时间、单价、用途、备注等。通过申请可申请购买的物料有生产性物料、设备设施、工具、仪器、易耗品，也可用于安装维修等服务的申请。
《采购需求计划》：是生产部根据开发部发出的BOM（材料设备清单）结合相应的物料的实际需求时间等具体情况提出物料申请时所提供给采购部的文件。 四、职责
采购部：各部门《采购申请单》的复合及各类采购申请的执行； 各相关部门：负责对需求的书面申请及审核； 总经理：各《采购申请》、《采购需求计划》的审批。 五、申请程序
1、申请程序详见：附件一
2、采购申请与采购需求部门及对应采购物料表： 部门 物料类别 生产物料（除易耗品） 安全库存 设备设施 工器具 计量仪器 易耗品 开发样品 服务 3、申请说明
（1）、时间要求：a、每月5号前由需求部门提出月度申请并且将已经审批的《采购申请单》报采购部，由采购部统一实施采购，逾期申请需总经理特批。各部门应急采购次数每月不得多于2次否则由申请部门自行处理。应急采购采购部接收后申请部门仍应及时补写采购申请。 b、采购员必须对所收到的《采购申请单》进行复核和审查，采
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单据类型 《采购申请单》、《采购需求计划》 《采购申请单》 《采购申请单》 《采购申请单》 《采购申请单》 《采购申请单》 《采购申请单》 《采购申请单》 开发部 √ √ √ 生产部 √ √ √ √ √ √ 品质部 √ √ √ √ √ 仓库 √ √ √ √ √ √ 设备管理 √ √ √ √ √ 其它部门 √ √ √ 购受理时间以采购员收到完整申请为准，并在2个工作内对合格的《采购申请单》编制采购计划和提请批准。
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(2)、规范要求：a、采购部一律凭填写完整审批完成的《采购申请单》或《采购需求计划》申购。除此之外其它形式的采购要求采购部有权不予受理；b、采购申请时采购申请单信息必须填写完整，否则造成的损失由申请部门负责。加工定制的物料或是设备设施、工器具、计量仪器等申请采购时申请部门必须提供详细准确的的规格型号、技术参数、图纸或是样品等，否则采购部不予受理。
（3）、交货周期：正常采购物料的交期注塑原材料10天；lED总成、灯珠等15天；外加工注塑件10天；委外表4、提请总经理审批的部门权限及对应采购物料表： 物 料类别 部门 生产物料（除易耗品） 安全库存 设备设施 工器具 计量仪器 易耗品 开发样品 服务 开发部 √ √ √ 生产部 √ √ √ 品质部 √ √ √ 仓库 √ √ √ 设备管理 √ √ √ √ 其它部门 √ √ 面处理10天；成品杠体、侧踏、侧裙、亮条、中网、尾翼等15天；成品灯类、轮毂等30天；国外采购40-180天。
说明：以上标识为除申请部门外提请总经理审批前的部门会签明细。 5、采购申请单填写规范：
（1）采购申请单一式四联第一联由申请部门留存，第二联由会签部门留存；第三联由采购部门留存；四联由财务留存。
（2）具体填写说明：
申请单号：由采购员填写，编码规则年月加流水号，若ERP系统中操作会自动生成。 缓急成度栏：由申请部门填写，在对应位置□内话√。 需要交货日期：由申请部门填写。 申请日期：由申请部门填写 序号：申请部门填写，阿拉伯数字。
物料编码：申请部门填写，以既定的编码为准。 品名：申请部门填写，以既定的产品名称为准。 规格型号：申请部门填写，要求详尽。 数量：申请人填写 单位：申请人填写
库存数量：申请人填写，若未填则视为库存为零
单价：申请人填写主要针对非常规生产性物料，以便审批人做出审核决定。 用途：申请人填写。
备注：审批过程中特别说明事项记录 申请人：申请人签字并写明签字日期
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核准人：申请部门长签字并写明签字日期 审核人：会签部门长签字并写明签字日期 审批人：总经理签字并写明签字日期 采购人：采购部门长签字并写明签字日期
6、《采购需求计划》填写规范详见生产部相应规范要求 7、采购准备
（1）采购员接收到已确定的采购需求后完成申请单的核准，并在规定时间内依据《采购申请单》编写采购计划，并提请批示进入采购业务流程。
（2）当不能采购到申请物资时，由采购部提出替代品采购申请。一般替代品的采购申请由需求部门长审批，重要物料关键物资的替代品申请需重新走采购申请程序。
六、质量记录表单 保存期限 质量记录表单一：采购申请单3年 七、支持文件 采购管理程序
部门： 部门： 总经理
编制： 审核： 批准：
日期： 日期： 日期：
附表一：
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担当部门业务流程开始要点及记录解释相关依据申请部门填写采购申请单 各部门根据需求每月底做好需求计划，规定时间内提出采购申请采购申请单 采购需求计划采购部门长部门核准审核申请单内容确认签字，有不符合项申请终止或返回重新申请会签部门长审核审核申请单内容确认签字，有不符合项申请终止或返回重新申请总经理审批审核申请单内容确认签字，有不符合项申请终止或返回重新申请采购部接收采购申请单确认接收签字，审核内容与申请部门沟通采购部开始采购采购部人员完成考核表的制作，区分各部门担当部分发放考核表，实施考核。不能采购到申请物资时，由采购部提出替代品采购申请。一般替代品的采购申请由需求部门长审批，重要物料关键物资的替代品申请需重新走采购申请程序。采购部替代品申请采购部跟进交期采购申请流程结束
质量记录表单一：
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采购申请单
申请单号： 需交货日期： 序号 编码
品名
规格/型号 □预测 □追加 □加急 □正常 申请日期： 需求数库存数量 量
单位 单价 用途
一式四联 申请一联 采购一联 会签一联 采购一联
备注
申请人： 核准人： 审核人： 审批人： 采购人：
JSZQ-QP01-02-A
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