发布时间 : 星期六 文章电子表格系统Excel2003教程 - 图文更新完毕开始阅读112ddd61ddccda38376baf15
相关知识
数据库（DB DataBase）：是存储在计算机存储设备上，结构化的相关数据集合。它不仅包括描述事物的数据本身，而且还包括相关事物之间的联系。数据库中的数据往往不象文件系统那样，只面向某一特定应用，而是面向多种应用，可以被多个用户、多个应用程序共享。例如，某个企业、组织或行业所涉及的全部数据的汇集。可以对数据的增加、删除、修改和检索进行统一的控制。数据库管理系统（DBMS DataBase Management System）则是能够对数据库进行加工、管理的软件，如Visual FoxPro、Sybase等都属于数据库管理系统。Excel2003的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等数据库的管理功能
Excel数据清单也称Excel数据库，具有二维表性质的电子表格在Excel中被称为“数据清单”，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为本文类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据，如图4-41所示。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。
图4-41 数据清单举例
用户在创建数据清单时应遵循以下规则： （1） 一个数据清单最好占用一个工作表。
（2） 数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。 （3） 每一列包含相同类型的数据。
（4） 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因
为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。
（5） 显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行或列已经被显示。如果清单中
的行和列未被显示，那么数据有可能被删除。
（6） 使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel2003将使用列标创建报告
并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。
（7） 使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。
在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel2003检测和选定数据清单。
（8） 不要在数据前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。 下面学习如何对Excel数据库进行编辑和管理。
任务实施
实施步骤一：编辑数据
数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。具体操作如下：选定图4-41数据清单中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“记录单”，打开“记录单”对话框，如图4-42所示。
1、查看、编辑记录
对话框左侧显示第一条记录各字段的数据，右侧最上面显示当前数据清单中的总记录数和当前显示的是第几条记录。可以使用“上一条”和“下一条”按钮、垂直滚动条等来查看不同记录。当记录很多时，还可以利用“条件”按钮，在实发工资栏中输入“>1000”，则在对话框中就只显示符合条件的记录了。
图4-42 “记录单”|对话框
2、新建、删除记录
新建记录：在对话框中单击“新建”按钮，记录单左边显示一条空白记录，然后依次输入新记录的各个字段的值，输入完毕，按Enter键。如此重复，可以添加多条记录。
删除记录：在“记录单”对话框中，定位到要删除的记录，单击“删除”按钮来删除当前记录。此操作不能撤消。
实施步骤二：排序和筛选
1、排序
在工作表中输入的数据往往是没有规律的，但在日常数据处理中，经常需要按某种规律排列数据。Excel可以按字母、数字或日期等数据类型进行排序，排序有“升序”或“降序”两种方式，升序就是从小到大排序，降序就是从大到小排序。可以使用一列数据作为一个关键字段进行排序，也可以使用多列数据作为关键字段进行排序。
1) 按一个关键字段排序
按一个字段的大小排序（此字段称为关键字段）有如下两种方法： 方法一：
（1）单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格。 （2）单击“常用”工作栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。
例如，在图4-43中按“基本工资”升序排序的操作是：先选定“基本工资”所在列的任意一个单元格，然后单击“升序”按钮。
图4-43 按“基本工资”升序排序
方法二：
(1) 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格。
(2) 单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图4-44所示的“排序”对话框。 (3) 在“主要关键字”下拉列表中选择所选列的字段名，并且在他的右侧选中“递减”或“递增”。
(4) 单击“确定”按钮。
图4-44 “排序”对话框
2) 按多个关键字段排序
如果在排序时，数据清单中关键字段的值相同（此字段称为主关键字段），则需要再按另一个字段的值来排序（此字段称为次关键字段），依次类推，还有第三关键字段。
例如，在图4-243的数据清单，先按“实发工资” 降序排序，“实发工资”相同时，再按“基本工资”升序排序，其操作过程是：
(1) 单击要进行排序的数据清单中的任一单元格。
(2) 单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图4-44所示的“排序”对话框。 (3) 在“主要关键字”和“次要关键字”的下拉列表中分别选择“实发工资”和“基本工资”，并且在它们的右侧分别选中“递减”和“递增”。
(4) 单击“确定”按钮，结果如图4-45所示。
图4-45 按两个关键字排序后的数据清单
3) 按行排序
在图4-44所示“排序”对话框中，单击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框（如图4-46所示），在“方向”选项框中，选择“按行排序”后，单击“确定”按钮。出现按行“排序”对话框，实现根据行的内容进行排序的操作。
图4-46 “排序选项”对话框
Excel的数据排序与Word中的排序相比，排序方式灵活多样，不仅可以按单一关键字排序，也可以按第二、第三关键字排序；不仅可以按列排序，也可以按行排序，对于文本数据还可以按字母、笔画排序，请同学们一一验证。
2、筛选
筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel2003提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并